e-İmza, dijital ortamdaki kimlik doğrulama ve imzalama işlemlerinde kullanılan, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na uygun şekilde oluşturulan bir teknolojidir. Elektronik belgelerde fiziksel imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olan e-İmza, özellikle e-devlet, bankacılık ve ticari süreçlerde güvenlik sağlar. Kullanımı oldukça basit olup, bir akıllı kart veya USB token aracılığıyla kimlik doğrulama sağlanır ve işlemler güvenli şekilde gerçekleştirilir. Bu blog yazımızda, e-İmza’nın detaylarını ve kullanım alanları hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz. 

e-İmza Nedir?

Elektronik imza, dijital ortamda kişinin kimliğinin doğrulanması ve belgelerin imzalanması için kullanılan bir uygulamadır. Islak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre düzenlenen e-İmza, dijital belgelerin yasal olarak bağlayıcı bir şekilde imzalanmasını sağlar. Aynı zamanda, dijital sertifikalar kullanılarak kişinin kimliği doğrulanır ve belgelerin değiştirilmediğini garanti eder. Özellikle e-devlet hizmetleri, bankacılık işlemleri, ticari sözleşmeler ve resmi yazışmalarda yaygın olarak kullanılır.

e-İmza Ne İşe Yarar?

e-İmza, dijital ortamlarda kimlik doğrulama ve belge imzalama işlevi gören güvenli bir teknolojidir. Fiziksel imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olan e-İmza, özellikle e-devlet, bankacılık ve ticari işlemlerde kullanılır. Belgelerin güvenliğini sağlayarak, değiştirilmelerini önler ve dijital ortamda hızlı işlem yapma imkanı sunar. Ayrıca, kağıt ve posta masraflarını ortadan kaldırarak zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Bu sayede e-İmza, dijital dünyada yasal düzenlemelere uygunluğu ve pratik oluşu ile öne çıkar.

e-İmza Nerelerde Kullanılır?

e-İmza, çeşitli sektörlerde dijital güvenliği ve yasal geçerliliği sağlamak için yaygın olarak kullanılır. e-İmza’nın sıklıkla tercih edildiği alanlar aşağıdaki gibidir:

e-Devlet Hizmetleri: Kamu kurumlarıyla yapılan vergi beyanı, SGK işlemleri, ticaret sicil başvuruları gibi işlemlerde e-İmza yaygın olarak kullanılır.

Ticari Sözleşmeler ve İşlem Belgeleri: Şirketler arası sözleşmeler, iş anlaşmaları ve fatura onayları gibi ticari belgeler imzalanarak yasal güvence altına alınır.

Bankacılık ve Finans: Elektronik bankacılık işlemleri, kredi başvuruları ve sözleşme onayları gibi finansal süreçlerde e-İmza, yasal ve güvenli çözüm sunar. 

İhale ve Sözleşme Yönetimi: Kamu ihaleleri ve özel sektör projelerinde dijital imza ile belge sunumu ve onayı sağlanır.

e-Fatura ve e-Arşiv: Dijital dönüşümün bir parçası olarak e-fatura ve e-arşiv süreçlerinde faturalama ve arşivleme işlemlerini yasal zemine taşır.

Şirket İçi Onay Süreçleri: Kurum içi yazışmalar, yetki devri belgeleri ve izin süreçlerinde e-İmza kullanılarak prosedürler hızlandırılır ve güvenlik artırılır.

Elektronik İmza Nasıl Kullanılır?

Kullanımı oldukça basit olan e-İmza, dijital ortamda güvenli bir şekilde belge imzalama olanağı sağlar. Öncelikle, yetkili bir Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı'ndan e-İmza sertifikası almanız gerekir. Bu sertifika akıllı kart veya USB token ile birlikte kullanıcıya iletilir. Daha sonra, sertifika sağlayıcınızın sunduğu yazılımı bilgisayarınıza kurarak kullanıma hazır hale getirilir.

Elektronik imzanızı kullanmak için, imzalamak istediğiniz PDF, Word gibi dijital belgeleri açmalı ve Adobe Acrobat Reader gibi uygun bir yazılımda "İmzala" veya "Sertifikalar" seçeneğini seçmelisiniz. İmza alanını belirledikten sonra e-İmzanızı seçmeniz gerekir. Sistem, sizden kimlik doğrulaması yapmanızı isteyecektir. Şifrenizi girerek kimliğinizi doğruladığınızda, e-İmza belgeye eklenir ve belge yasal olarak geçerlilik kazanır.

Elektronik İmza ile Neler Yapılabilir?

Fiziksel imza ile aynı hukuki değeri taşıyan e-İmza, hem bireyler hem de kurumlar tarafından pek çok farklı alanda kullanılır. Özellikle elektronik belgelerin imzalanması, kimlik doğrulama ve resmi işlemler gibi kritik süreçlerde büyük kolaylık sağlar. e-İmza ile yapılan işlemler şunlardır:

• e-Devlet üzerindeki işlemler

• Emniyet Müdürlükleri, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Müdürlükleri gibi kamu kurumları arasındaki işlemler

• Sosyal güvenlik uygulamaları

• Sağlık Bakanlığına ait e-Reçete, e-Nabız, TİTCK projeleri, hastaneler ve eczanelere dair uygulamalar

• Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS) işlemleri

• Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi

• YKS, KPSS, LES gibi başvuru işlemleri

• e-Belge, e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM uygulamaları

• Vergi ödemeleri

• Sigorta işlemleri

• Kurum içi kâğıtsız ofis, doküman yönetimi uygulamaları

• İnternet bankacılığı

• Ulusal Yargı Ağı (UYAP) Bilişim Sistemi

• Kimlik Numarası (MERNİS) işlemleri

• Gümrük ve dış ticaret işlemleri

• Türk Patent Enstitüsü işlemleri

• İhale belgeleri

• Dijital ortamdaki sözleşme belgeleri

• Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) uygulamaları ve işlemleri

• Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemi (TAKBİS) işlemleri

• Çevre Etki Değerlendirmesi (e-ÇED)

• Polis Bilgisayar Ağı (POLNET) işlemleri

• Ürün Takip Sistemi (ÜTS) işlemleri 

e-İmza Faydaları Nelerdir?

Elektronik imza, dijital dünyada güvenli ve hızlı işlem yapmayı sağlayan bir araç olarak birçok fayda sunar. e-İmza yararları aşağıdaki gibidir:

• Fiziksel imza ile aynı yasal geçerliliğe sahip olduğu için resmi işlemlerde ve sözleşmelerde kullanılır.

• Belgelerin bütünlüğünü korur ve imzalayan kişinin kimliğini doğrular. Bu sayede, belgelerin değiştirilmesi ya da sahte imzalanması gibi riskler en aza indirilir.

• Fiziksel imza için gerekli olan evrak hazırlama ve posta süreçlerini ortadan kaldırarak işlemleri hızlandırır.

• Kağıt, mürekkep, posta ve arşivleme gibi masraflardan tasarruf sağlaması da e-İmza avantajları arasındadır.

• Dijital belgelerle çalışıldığından kağıt tüketimini azaltır, dolayısıyla çevreye duyarlı bir çözüm sunar.

• İnternet üzerinden yapılacak işlemler için her yerden kullanılabilir, böylece yer bağımsız bir çalışma olanağı sağlar.

• Dijital belgelerin saklanması, geri çağrılması ve yönetilmesi mümkün olduğu için arşivleme işlemleri çok daha düzenli ve etkili bir hale gelir.

• e-Devlet, bankacılık, ticari sözleşmeler ve kamu ihaleleri gibi birçok alanda resmi belgeleri imzalamak mümkündür.

e-İmza Güvenli mi?

Elektronik imza, doğru kullanıldığında ve güvenlik protokollerine uygun hareket edildiğinde güvenli bir yöntemdir. Dijital belgelerin bütünlüğünü ve doğruluğunu sağlar, aynı zamanda kimlik doğrulaması yaparak kağıt üzerindeki imza ile aynı yasal etkiye de sahip olmaktadır. Bu teknoloji, güçlü şifreleme yöntemleri ve kimlik doğrulama süreçlerine dayanır. İmza sahibinin kimliğini doğrulayan e-İmza sertifikaları, yetkilendirilmiş üçüncü taraf sertifika hizmet sağlayıcıları tarafından verilir. 

Güvenliğinizin yüksek düzeyde korunması için güvenilir ve lisanslı sertifika sağlayıcıları ile çalışmak oldukça önemlidir. e-İmza kullanmanın ıslak imzaya göre farklı avantajları olabilmektedir. Örneğin; dijital olarak imzalanan bir belge üzerinde değişiklik yapılıp yapılmadığı, belgenin doğru şekilde korunup korunmadığı tespit edilebilir. Ayrıca, e-İmza sadece imzalayan kişinin doğruluğunu garanti etmez, bunun yanında belgenin ne zaman ve kim tarafından imzalandığı bilgilerini de kayıt altına alır.

e-İmza Nasıl Alınır?

e-İmza almak için izlenmesi gereken adımlar oldukça basit ve düzenlenmiş süreçleri içerir. e-İmza edinmek için izlenmesi gereken adımlar şöyledir:

• Sertifika Hizmet Sağlayıcısı Seçimi: e-İmza almak için öncelikle yetkili bir Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı seçmeniz gerekir. Türkiye’de BTK tarafından yetkilendirilmiş çeşitli sertifika sağlayıcıları bulunur. Bu sağlayıcılar arasından güvenilir bulduğunuz bir alternatifi tercih etmeniz gerekir. 

• Başvuru Süreci: Seçtiğiniz sertifika sağlayıcısının web sitesinden ya da fiziki olarak başvuru yapabilirsiniz. Başvuru sırasında kimlik bilgilerinizi ve iletişim bilgilerinizi talep edilir.

• Gerekli Belgeler: Başvuru sırasında kimliğinizi doğrulayan belgeler gerekmektedir. Genellikle kimlik kartı, pasaport ya da sürücü belgesi kabul edilir. Bazı sağlayıcılar şirket başvuruları için ticaret sicil belgesi veya vekaletname gibi ek belgeler de isteyebilir.

• Sertifika Ücretinin Ödenmesi: e-İmza hizmeti ücretlidir ve sağlayıcıya göre değişen bir ücret ödemeniz gerekmektedir. Bu ücret, genellikle e-İmza sertifikasının geçerlilik süresine ve ek hizmetlere bağlı olarak farklılık gösterebilir.

• Akıllı Kart veya USB Token: Burada akıllı kart veya USB token gibi bir donanım cihazına ihtiyaç duyabilirsiniz. Sertifika sağlayıcısı bu donanımı size temin eder. Bu cihaz, e-İmza oluşturmak için gereklidir.

• Yazılım Yükleme: Sağlayıcının sunduğu yazılımı bilgisayarınıza yüklemeniz gerekir. Bu yazılım, belgeleri imzalarken veya kimlik doğrulama işlemleri yaparken kullanılır.

• Aktivasyon ve Kullanım: e-İmza sertifikanız ve donanım cihazınız hazır hale geldiğinde, size verilen yazılım ve PIN kodu ile e-İmzanızı aktif hale getirebilir ve kullanmaya başlayabilirsiniz.

e-İmza Başvuru Sürecinde Gereken Belgeler Nelerdir?

e-İmza başvurusu sırasında, kimlik doğrulaması ve yasal süreçlerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi için bazı belgeler talep edilmektedir. e-İmza başvurusu için gereken belgeler aşağıdaki gibidir:

Kimlik Belgesi: Türkiye Cumhuriyeti kimlik kartı, pasaport veya sürücü belgesi gibi kimliğinizi doğrulayan resmi bir belge başvuru sırasında sunulmalıdır.

İkametgâh veya Adres Beyanı: Bazı sağlayıcılar başvuru sırasında adres doğrulaması için ikametgah belgesi ya da e-devlet üzerinden alınabilecek adres beyanı belgesi talep edebilir.

Şirket Başvuruları İçin Ek Belgeler:

• Ticaret Sicil Gazetesi: Şirket adına başvuru yapılıyorsa, şirketin ticaret sicil numarasını ve tescil bilgilerini gösteren Ticaret Sicil Gazetesi gereklidir.

• Yetki Belgesi veya İmza Sirküleri: Şirket adına imza atma yetkisine sahip kişilerin yetki belgesi veya imza sirküleri sunması istenebilir.

• Vekaletname: Eğer başvuruyu vekil aracılığıyla yapıyorsanız, noter onaylı bir vekaletname sunmanız gerekir.

Başvuru Formu: Seçtiğiniz Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısının (ESHS) web sitesinden ya da ofislerinden temin edebileceğiniz başvuru formu, başvuru sırasında doldurulmalıdır.

Uyumsoft’tan Elektronik İmza Uygulaması: Uyumİmza

e-İmza, dijital alanda güvenli ve yasal geçerliliği olan işlemler yapabilmek için vazgeçilmez bir teknolojidir. Elektronik belgelerin güvenliğini sağlayan, kimlik doğrulama işlemlerini kolaylaştıran ve fiziksel imzanın ötesinde birçok avantaj sunan e-İmza, dijital dönüşüm sürecinin önemli bir parçası haline gelmiştir. e-İmza'nın sunduğu bu avantajlardan faydalanmak ve iş süreçlerinizi dijitale taşımak için, Uyumİmza ile pratik bir çözüm elde edebilirsiniz. Uyumsoft’un e-İmza uygulaması olan Uyumİmza ile imzanızı dijitale taşıyabilirsiniz. 

e-İmza Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

e-İmza hangi alanlarda kullanılır?

e-İmza, e-devlet hizmetleri, ticari sözleşmeler, bankacılık işlemleri, kamu ihaleleri, e-Fatura ve e-Arşiv gibi birçok farklı alanda kullanılabilir.

e-İmza ile hangi işlemler yapılabilir?

e-İmza ile dijital belgeler imzalanır, kimlik doğrulama işlemleri yapılır ve resmi başvurular tamamlanır. Ayrıca, ticari sözleşmeler, e-Faturalar ve kamu ihaleleri gibi işlemler güvenilir hale getirilebilir.

e-İmza’nın geçerlilik süresi nedir?

e-İmza sertifikası, genellikle 1-3 yıllık sürelerle verilir. Sertifika süresi dolduğunda, yenileme işlemi yapılması gerekir.

Elektronik imzayı bilgisayarda nasıl kullanırım? 

Akıllı kart veya USB token ile bilgisayarınıza bağlanır. ESHS tarafından sağlanan yazılım aracılığıyla belgeler imzalanabilir ve kimlik doğrulama işlemleri yapılabilir.

Uyumİmza nedir? 

Uyumİmza, Uyumsoft tarafından sunulan elektronik imza çözümüdür. Dijital dünyadaki imza ihtiyaçlarınızı güvenli, hızlı ve pratik bir şekilde karşılamanızı sağlar.

Elektronik imza nasıl yenilenir?

e-İmza sertifikası geçerlilik süresi dolduğunda yenilenmelidir. Geçerlilik süresi dolmadan önce sertifikanızı aldığınız Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı ile iletişime geçerek yenileme işlemini başlatabilirsiniz. Genellikle sağlayıcıların web siteleri üzerinden online başvuru yapma imkanı bulunur. 

Yenileme sırasında kimlik belgesi gibi gerekli belgeler yeniden talep edilebilir ve eğer şirket adına yenileme yapılıyorsa ticaret sicil gazetesi ve imza sirküleri gibi ek belgeler istenebilir. Yenileme işlemi için talep edilen ücret ödendikten sonra size yeni bir sertifika sağlanır. Bu sertifikayı bilgisayarınıza yükleyerek cihazınızla eşleştirdikten sonra e-İmzanızı yeni geçerlilik süresi boyunca kullanmaya devam edebilirsiniz.